28 czerwca 2018 roku w Sali Rudniewa Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie odbyła się uroczysta Gala kolejnej, IV edycji Ogólnopolskiego Konkursu „Przyjazny Urząd”.

28 czerwca 2018 roku w Sali Rudniewa Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie odbyła się uroczysta Gala kolejnej, IV edycji Ogólnopolskiego Konkursu „Przyjazny Urząd”. Organizatorem Gali, w której wzięli udział menedżerowie najlepszych instytucji administracji publicznej z całej Polski, był Quality Institute z Katowic. Wśród 26 liderów administracji publicznej znalazło się Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Gostyniu. Inne nagrodzone instytucje to urzędy gmin, starostwa powiatowe, powiatowe urzędy pracy, urzędy marszałkowskie, urzędy wojewódzkie i urzędy centralne.

Kapituła Konkursu, złożona z profesorów i pracowników naukowych czołowych polskich uczelni administracyjnych, postanowiła przyznać przedmiotowe wyróżnienie na okres 12 miesięcy urzędom administracji publicznej, które wyróżniają się jakością usług na rzecz klientów, profesjonalizmem, innowacyjnością, kreatywnością i nowoczesnością. – „Decyzja Kapituły poprzedzona była wnikliwą analizą aplikacji konkursowych, której dokonał zespół złożony z naukowców specjalizujących się w problematyce administracji publicznej i zarządzania publicznego” – wyjaśnia Kamila Przeniosło, Dyrektor Konkursu.  Patronat nad konkursem objęły: Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, Politechnika Śląska, Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, Uniwersytet Adama Mickiewicza w Poznaniu, Uniwersytet Wrocławski, Uniwersytet Gdański, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Uniwersytet Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy, Uniwersytet Szczeciński, Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, Uniwersytet Rzeszowski, Uniwersytet Przyrodniczo-Humanistyczny w Siedlcach.

W trakcie Gali dokonano oficjalnego ogłoszenia wyników Konkursu i wręczenia Znaków Jakości „Przyjazny Urząd” oraz pamiątkowych statuetek wszystkim wyróżnionym jednostkom, czyli – „najlepszym z najlepszych” – jak podkreślał Piotr Celej, Prezes Zarządu Quality Institute.

W imieniu Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Gostyniu nagrodę odebrał dyrektor Mirosław Sobkowiak w towarzystwie zaproszonego na tę uroczystość przedstawiciela Powiatu Gostyńskiego - organu prowadzącego dla PCPR w Gostyniu – Janusza Sikory, Etatowego Członka Zarządu Powiatu Gostyńskiego.

            Mirosław Sobkowiak podkreśla, że – „Zdobycie tego zaszczytnego wyróżnienia, to przede wszystkim zasługa znakomitego zespołu specjalistów oraz urzędników pracujących w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Gostyniu, dla których służba publiczna dla obywateli, dla osób korzystających ze wsparcia i pomocy naszej instytucji, jest codzienną misją, realizowaną od lat zawsze z profesjonalizmem i pełnym poświęceniem. Jest to szczególnie trudne, gdyż PCPR realizuje zadania w wielu obszarach, w tym w zakresie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej, w pomocy społecznej, w obszarze przeciwdziałania przemocy w rodzinie, w rehabilitacji społecznej osób niepełnosprawnych, w zakresie ochrony zdrowia psychicznego, w obszarze poradnictwa obywatelskiego czy działalności pożytku publicznego. Praca w PCPR wymaga wszechstronności, gdyż łączy działalność administracyjną ze specjalistyczną, wielkoobszarową działalnością niosącą pomoc i wsparcie mieszkańcom powiatu. Obejmuje też koordynowanie powiatowym systemem pomocy społecznej i wsparcia rodziny. Działalność zawodowa pracowników powiatowego centrum pomocy rodzinie to praca dla drugiego człowieka, często niestandardowa, wielozadaniowa, zawsze wymagająca pełnego poświęcenia i obciążona ogromną odpowiedzialnością.”

Gala stanowiła również okazję do promocji nagrodzonych urzędów, wymiany doświadczeń i dobrych praktyk w obszarze zarządzania publicznego oraz spotkania z członkami Kapituły, dokonującymi oceny aplikacji konkursowych.

- „Na działalność współczesnych organizacji wpływa wiele czynników zewnętrznych. Jednym z istotniejszych jest dominacja klienta. Obecnie jako standard przyjmuje się, że w celu przetrwania naturalnym mechanizmem organizacji jest dostosowywanie się do potrzeb i oczekiwań klientów. O ile w przypadku organizacji komercyjnych jest to powszechnie stosowana praktyka, o tyle w organizacjach non profitowych, w tym również w administracji publicznej, sprawa jest bardziej skomplikowana i nie tak oczywista. Należy jednak zauważyć, że coraz większa liczba instytucji administracji publicznej zaczyna stosować w praktyce zarządzania rozwiązania, mechanizmy i zasady ukierunkowane na budowanie efektywnych relacji z klientem i generowanie wysokiego poziomu jego satysfakcji. Profesjonalizacja obsługi klienta, standaryzacja działań, automatyzacja procesów, której przejawem staje się m.in. koncepcja e-urzędu, dbałość o jakość usług - to czynniki, które będą wymuszały działania o charakterze doskonalącym. Konkurs „Przyjazny Urząd” ma na celu identyfikowanie i wyróżnianie tych jednostek sektora administracji publicznej, które w skali kraju działania takie podejmują najskuteczniej i najefektywniej” – wyjaśnia Kamila Przeniosło.

Zgodnie z Regulaminem Konkursu „Przyjazny Urząd”, ocena merytoryczna aplikacji każdego urzędu przebiegała trzyetapowo. Pierwszy etap miał charakter formalny, pozostałe merytoryczny. W ramach etapu drugiego (aplikacyjnego) uczestnika Konkursu oceniało niezależnie od siebie 2 członków Kapituły Konkursu: ekspert wewnętrzny oraz ekspert zewnętrzny. Każdy z ekspertów przyznawał uczestnikowi Konkursu od 0 do 30 punktów, co oznaczało, że w ramach pierwszego etapu oceny certyfikowany urząd mógł otrzymać łącznie maksymalnie 60 punktów. Do etapu trzeciego oceny merytorycznej dopuszczeni zostali wyłącznie uczestnicy Konkursu, którzy w ramach etapu drugiego uzyskali łącznie co najmniej 40 punktów. Następnie, w ramach etapu trzeciego (weryfikacyjnego) każdego uczestnika Konkursu poddano dodatkowej, szczegółowej uzupełniającej ocenie, której dokonali eksperci Kapituły. Celem oceny weryfikacyjnej było uzupełnienie i sprawdzenie informacji przedstawionych w kwestionariuszu konkursowym. Zbierano informacje z ministerstw, m.in. z Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji i ministerstw właściwych dla sektora reprezentowanego przez uczestnika oraz z innych urzędów centralnych, np. z Głównego Urzędu Statystycznego. Przeprowadzono też wyrywkowe badania wśród interesantów ocenianych urzędów. Wykorzystano też metodę „tajemniczych klientów”, którzy pojawiali się w urzędzie i badali jakość usługi.  W ramach tego etapu procedury konkursowej eksperci przyznawali uczestnikowi Konkursu od 0 do 50 punktów. Oceniający - naukowcy oraz praktycy zarządzania publicznego oceniali m.in.:

- standardy obsługi  interesanta/klienta (np. rozwiązania usprawniające obsługę klienta, załatwianie spraw itp.),

- standardy w zakresie polityki jakości, rzetelność w działaniu,

- kompetencje i profesjonalizm kadr odpowiedzialnych za obsługę interesanta,

- stosowane przez jednostkę mechanizmy komunikacji z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym,

- stosowane metody (strategie) zarządzania,

- nowoczesne rozwiązania w zakresie kultury pracy.

Urzędom z najwyższą liczbą punktów Kapituła przyznała certyfikaty Znak Jakości „Przyjazny Urząd”.

Na zakończenie Gali goście mogli wysłuchać koncertu Dawida Wojtonia, który zaprezentował największe hity światowych list przebojów we własnych, brawurowych interpretacjach. Zwieńczeniem uroczystości był lunch wydany przez kierownictwo Instytutu na cześć laureatów.

Opracowanie: PCPR w Gostyniu